Regulamin Wystawców
1. Zgłoszenia na Wystawcę odbywać się będą poprzez formularz zgłoszeniowy znajdujący się: https://www.tsuru-fest.pl/index.php/zgloszenia/.
2. Zgłoszenia będą przyjmowane w dniach od 20.09.2022 do 20.10.2022 lub do wyczerpania miejsca.
3. Zgłaszający stoisko otrzyma odpowiedź o przyjęciu lub odrzuceniu stoiska najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zakończenia przyjmowania zgłoszeń tj. do dnia 27.10.2022 włącznie.
4. Koszty wynajęcia jednej ławki o wymiarach 150x50cm są następujące:
🔹 200 zł dla firm,
🔹 100 zł dla rękodzieła.
Domyślnie do jednej ławki dostawiamy jedno krzesło – w razie chęci otrzymania innej ilości krzeseł – można napisać wymaganą ich ilość w formularzu zgłoszeniowym.
Ilość darmowych wejściówek zależy od ilości wynajętych ławek:
1 – 3 ławki – 1 wejściówka
4 – 6 ławek – 2 darmowe wejściówki
7 – więcej ławek – 3 darmowe wejściówki
5. Minimalna ilość wynajętych ławek to 1 sztuka, natomiast maksymalna to 15 sztuk dla firm, oraz 4 sztuki dla rękodzieła. W przypadku chęci wynajęcia większej ilości należy ustalić to z Organizatorem.
6. Istnieje możliwość wystawienia faktury BEZ VAT za stoisko, po wcześniejszym poinformowaniu Organizatora.
7. Istnieje możliwość wynajęcia samej przestrzeni na terenie konwentu – w tej sprawie prosimy o kontakt przez maila tsuru.wystawcy@gmail.com
8. Opłatę za stoisko należy uiścić przelewem bankowym do 7 dni, liczonych od dnia wysłania maila przez Organizatorów o potwierdzeniu przyjęcia.
9. W szczególnych wypadkach, po otrzymaniu potwierdzenia od Organizatora, rozliczenia będzie można dokonać na samym konwencie.
10. Przyjęcie samego zgłoszenia nie oznacza pozytywnego zatwierdzenia wniosku. Informacje o przyjęciu lub odrzuceniu stoiska będą rozsyłane drogą mailową do 27.10.2022 włącznie, a zgłoszenia przyjmowane będą do dnia 20.10.2022 lub do wyczerpania miejsc.
11. Istnieje możliwość rozliczenia się w barterze – takie propozycje rozpatrujemy indywidualnie poprzez napisanie swojej propozycji na maila tsuru.wystawcy@gmail.com
12. Stoiska gastronomiczne (przygotowujące posiłki i napoje na miejscu) będą wyceniane indywidualnie.
13. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wynajmu stoiska Wystawcy bez podawania przyczyny.
14. Pierwszeństwo w przyjęciu zgłaszanych stoisk mają firmy objęte współpracą medialną, sponsorzy, jak i zaproszone indywidualnie stoiska.
15. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucania oraz zatwierdzania stoisk przed datą zakończenia przyjmowania zgłoszeń. Czas na zatwierdzanie oraz odrzucanie stoisk przez Organizatorów, zaczyna się z dniem rozpoczęcia przyjmowania zgłoszeń tj. 20.09.2022 r., oraz kończy tydzień po terminie zakończenia przyjmowania zgłoszeń tj. do 27.10.2022 r. włącznie. W tym czasie Organizatorzy mogą zatwierdzić, bądź odrzucić stoisko bez konieczności podawania przyczyn takiej, a nie innej decyzji.
16. Kolejność nadesłania zgłoszenia nie jest wyznacznikiem akceptacji, bądź odrzucenia stoiska. Czasami może mieć na niego wpływ, ale nie jest to kwestia, którą głównie kierujemy się przy ich wyborze.
17. O miejscu, w którym znajdować się będzie stoisko, decyduje Organizator i nie podlega ono zmianie. Zabrania się także zamieniania miejscami z innymi Wystawcami już podczas trwania konwentu bez wcześniejszego uzgodnienia tego faktu z Organizatorem.
18. Organizator może zaproponować w przypadku dużej liczby zgłoszeń przyjęcie Wystawcy na listę rezerwową. Można też samemu wyrazić chęć bycia wpisanym na taką listę w formularzu zgłoszeniowym lub poprzez maila tsuru.wystawcy@gmail.com.
Wystawcy z listy rezerwowej otrzymają możliwość rozstawienia stoiska, jeżeli któryś z przyjętych wcześniej Wystawców zrezygnuje.
Wystawcy z listy rezerwowej zostaną poinformowani o możliwości sprzedaży na konwencie najpóźniej do dnia 14.11.2022r. włącznie (chyba, że drogą mailową będzie to ustalone inaczej). Brak takiej informacji oznacza, że miejsce ostatecznie nie zostało zwolnione.
19. Wystawca może wystawiać towar i wyposażenie tylko w obrębie wynajętego miejsca.
20. Wszelka chęć rozkładania półek, wieszaków oraz dodatkowego asortymentu poza obrębem wynajętych ławek należy zgłosić Organizatorowi wraz z ich wymiarami w formularzu zgłoszeniowym. Inaczej istnieje duże prawdopodobieństwo, że na miejscu może nie być przewidziana dla nich przestrzeń i nie będzie możliwości ich rozstawienia.
21. Zakazuje się rozstawiania namiotów wykraczających wymiarami poza przestrzeń ławki, zwłaszcza na ciągach komunikacyjnych lub przestrzeni innego Wystawcy bez zgłoszenia tego faktu Organizatorowi. Organizator decyduje czy namiot będzie mógł zostać rozłożony podczas trwania imprezy po podaniu jego wymiarów w wiadomości zgłoszeniowej.
22. Dodatkowe wymagania co do stoiska np. dostęp do prądu, należy zgłosić w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku braku informacji o potrzebach Wystawcy, Organizator nie gwarantuje zapewnienia wszelkich potrzebnych dodatkowych wymagań na miejscu.
23. Organizator zapewnia Wystawcom przestrzeń do spania. Wystarczy zgłosić chęć nocowania na konwencie w formularzu zgłoszeniowym. Nie jest to jednak klasyczny nocleg kojarzony np. z pokojem w hotelu, a przestrzeń w budynku – należy więc zaopatrzyć się np. w własny śpiwór.
24. Wystawca zobowiązany jest przestrzegać przepisów BHP i PPOŻ.
25. Organizator nie bierze odpowiedzialności za brak kasy fiskalnej lub status prawny sprzedaży prowadzonej przez Wystawców na konwencie.
26. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa, w szczególności prawa dotyczącego działalności gospodarczej, artystycznej oraz praw autorskich.
27. Obowiązki wynikające z przepisów prawa są obowiązkami Wystawcy i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich niedopełnienie.
28. Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar Wystawców pozostawiony bez opieki lub nadesłany kurierem oraz nie pokrywa kosztów związanych z zaginionym lub zniszczonym towarem.
29. Wystawca zobowiązuje się do wystawiania towaru od 10:00 w sobotę do 12:00 w niedzielę. Wystawcy mają obowiązek uprzątnięcia stoiska do godziny 13:00 w niedzielę.
30. W nocy z soboty na niedzielę sprzedaż jest możliwa, ale nie jest wymagana.
31. Chęć szybszego opuszczenia konwentu należy wcześniej zgłosić Organizatorowi. Jeśli wyniknie taka konieczność na konwencie – należy o tym fakcie także powiadomić.
Można opuścić konwent, gdy uregulowało się już opłatę za stoisko, posprzątało po sobie oraz jest już po godzinie 12:00 w niedzielę – mimo wszystko będziemy wdzięczni za taką informację ze względów organizacyjnych.
32. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za zniszczenia bądź kradzieże mające miejsce na terenie stoisk i nie pokrywają kosztów związanych ze skradzionym lub zaginionym towarem.
33. W sytuacji, gdy Organizator będzie świadkiem kradzieży, agresywnego zachowania lub niszczenia towaru Wystawców- zobowiązuje się on wyciągnąć odpowiednie konsekwencje wobec osób sprawiających problemy.
34. Helperzy nie mają obowiązku przenoszenia towaru Wystawców, zwłaszcza gdy ten jest ciężki. Jest możliwa pomoc w noszeniu towaru przez helperów, jednak nie mają oni takiego obowiązku.
35. Wystawcy mają obowiązek utrzymywania czystości na stoisku przez cały okres trwania imprezy oraz pozostawienia w czystości swojego stanowiska. W przypadku pozostawienia po sobie śmieci, kartonów itp. Wystawca może zostać obciążony kosztami sprzątania i utylizacji pozostawionych po sobie przedmiotów.
36. Istnieje możliwość przyjazdu w piątek i wcześniejszego rozłożenia stoiska po zgłoszeniu takiej chęci.
37. Organizator nie daje gwarancji zarobku na imprezie.
38. Zabrania się używania maszynek do wypalania grafik na gadżetach ze względu na słaby stan techniczny instalacji elektrycznej w budynku szkolnym.
39. Na terenie stoiska obowiązuje zakaz sprzedaży:
🔹 alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek,
🔹 broni palnej, replik ASG i broni białej,
🔹 wszelkich produktów z nieautoryzowanymi grafikami,
🔹 napojów energetycznych,
🔹 pirackich kopii gier, filmów i oprogramowania,
🔹 produktów propagujących hejt, nienawiść, ustroje totalitarne oraz
🔹 znaki zakazane prawnie (swastyka, sierp, młot itp.)
🔹 produktów zawierających treści przeznaczone tylko dla osób dorosłych i szeroko uznawanych za obelżywe (ahegao, hentai itp.),
40. W przypadku gdy dane stoisko, wbrew regulaminowi, będzie sprzedawało na terenie imprezy produkty wymienione powyżej Organizator może wyprosić Wystawcę bez zwrotu kosztów.
41. W przypadku produktów budzących kontrowersje, bądź wątpliwości – decyzja odnośnie możliwości lub zaprzestania sprzedaży danego produktu ostatecznie należy do Organizatora.
42. Wystawcom zabrania się sprzedaży towarów, które nie były zadeklarowane w formularzu zgłoszeniowym.
43. Wystawcy mają absolutny zakaz naklejania czegokolwiek na ścianach. W razie uszkodzeń Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność i koszty naprawy uszkodzonej ściany. To samo tyczy się podłóg, stołów oraz wypożyczonych krzeseł.
44. Zakazuje się Wystawcom pozostawiania pojazdów w miejscach ograniczających wjazd na parking lub przed samym wejściem na konwent.
46. Organizator nie gwarantuje miejsc parkingowych na terenie szkoły.
48. Wystawcy mają obowiązek po zaparkowaniu na terenie szkoły w celu rozpakowania towaru lub gdy zajmą miejsce parkingowe w pobliżu szkoły, umiejscowienia za wycieraczką kartki z nazwą stoiska oraz numerem kontaktowym – jest to ważne, ponieważ w przypadku gdy samochód trzeba będzie przestawić – będziemy wiedzieć z kim się skontaktować.
49. Zabrania się Wystawcy umieszczania reklam, ogłoszeń, plakatów, ulotek itp. na terenie całego konwentu bez uzgodnienia tego faktu z Organizatorem.
50. Istnieje możliwość umieszczania materiałów reklamowych i promocyjnych za dodatkową opłatą. W tej sprawie prosimy o kontakt poprzez maila tsuru.wystawcy@gmail.com
51. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu przed konwentem – informując o tym Wystawców.
52. Wystawców niepełnoletnich obowiązuje zgoda opiekuna prawnego.
53. Jeden Wystawca może zgłosić tylko jedno stoisko.
54. Zabrania się sprzedaży na terenie konwentu bez zgłoszenia się uprzednio jako Wystawca oraz otrzymania na to zgody. Takie działanie może skutkować wydaleniem z konwentu.
55. Stoisko zobowiązuje się do podania dokładnej listy Wystawców, zawierającej imię i nazwisko oraz uzupełnienia brakujących – wymaganych danych do dnia 04.11.2022r. włącznie. Nieprzedstawienie listy Wystawców do tego terminu oraz nieprzesłanie potrzebnych do organizacji informacji, przedstawionych przez Organizatora w formularzu zgłoszeniowym lub wysłanie go w niepełnej formie, może skutkować anulowaniem zgłoszenia stoiska bez zwrotu kosztów.
56. Poinformowanie Organizatora o zrezygnowaniu z udziału w imprezie do dnia 04.11.2022r. nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami i zwracana jest wtedy pełna opłata za stoisko – jeśli ta została wcześniej pobrana.
57. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w wydarzeniu jako Wystawca później niż 13.11.2022r. kwota wpłacona wcześniej za stoisko nie będzie zwracana.
Jednak w przypadkach losowych lub szczególnych – konsekwencje rezygnacji po dniu 04.11.2022r. – mogą być rozpatrzone przez Organizatora indywidualnie.
Dlatego bardzo prosimy o zgłoszenie takiego faktu jak najszybciej.
58. Kwota wpłacona wcześniej za stoisko nie będzie zwracana w przypadku, gdy po potwierdzeniu przyjęcia stoiska na konwent nie poinformuje się Organizatora o rezygnacji z udziału w imprezie,
59. Rezerwacja stoiska jest równoznaczna z akceptacją Regulaminu Wystawców oraz Regulaminu Konwentu.
60. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji wynikających z jego nieprzestrzegania. Wystawcy nieprzestrzegający regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięci z terenu konwentu.
61. W razie odwołania lub nieodbycia się imprezy Wystawcy otrzymają zwrot w ciągu 14 dni roboczych na podany przez siebie numer konta.
W przypadku przesunięcia daty wydarzenia także będzie możliwy takowy zwrot lub pozostanie w identycznej, uzgodnionej wcześniej formie Wystawcy na nowy termin bez zwrotu kosztów za stoisko.
62. Dodatkowe warunki wynajmu stoiska nieuwzględnione w regulaminie omawiane są indywidualnie z Organizatorami. Tyczy się to także spraw spornych czy budzących wątpliwości.
63. Adres kontaktowy w sprawie stoisk: tsuru.wystawcy@gmail.com.
Prosimy wszelkie pytania związane z Wystawcami kierować właśnie na ten adres mailowy.